Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự biết lắng nghe một cách hiệu quả. Với vai trò là quản lý, lãnh đạo hoặc đối tác kinh doanh, việc lắng nghe không chỉ đơn thuần là nghe người khác nói, mà là hiểu đúng, phản hồi đúng và đưa ra hành động phù hợp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích những lỗi phổ biến trong kỹ năng lắng nghe, cũng như các giải pháp thực tiễn để cải thiện kỹ năng này trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

1. Nghe để phản hồi, không phải để thấu hiểu

Một trong những lỗi thường gặp là nghe chỉ để trả lời, chứ không phải để thực sự hiểu người nói đang muốn truyền đạt điều gì. Điều này khiến phản hồi dễ mang tính phòng thủ hoặc áp đặt, thay vì tạo ra sự kết nối và thấu hiểu.

Ví dụ: Trong cuộc họp, khi nhân viên trình bày khó khăn, người quản lý có thể vội vàng đưa ra giải pháp mà không nắm rõ bản chất vấn đề, dẫn đến việc xử lý không triệt để.

Giải pháp: Tập trung vào việc hiểu nội dung và cảm xúc của người nói trước khi phản hồi. Có thể sử dụng các cụm từ như “Tôi hiểu rằng bạn đang gặp khó khăn ở điểm này...” để thể hiện sự thấu cảm.

2. Ngắt lời hoặc hoàn tất câu nói của người khác

Thói quen ngắt lời hoặc “nói hộ” suy nghĩ của người khác vô tình thể hiện sự thiếu kiên nhẫn và thiếu tôn trọng. Điều này đặc biệt gây ảnh hưởng tiêu cực trong môi trường làm việc nhóm hoặc trong quá trình thương lượng với đối tác.

Giải pháp: Hãy để người nói trình bày đầy đủ ý tưởng, ngay cả khi bạn đã hiểu ý chính. Việc kiên nhẫn lắng nghe đến cuối không chỉ giúp hiểu sâu hơn mà còn tạo cảm giác được tôn trọng cho đối phương.

3. Thiếu chú ý và dễ bị phân tâm

Trong thời đại số, việc vừa nghe vừa kiểm tra email, điện thoại hay suy nghĩ về công việc khác là điều rất phổ biến. Điều này dẫn đến việc bỏ sót thông tin quan trọng hoặc hiểu sai nội dung.

Giải pháp: Khi tham gia cuộc họp hoặc trò chuyện quan trọng, hãy đặt thiết bị sang chế độ im lặng và chủ động duy trì giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể tích cực. Điều này giúp tăng mức độ tập trung và cải thiện chất lượng tương tác.

4. Áp dụng định kiến hoặc phán xét sớm

Khi người nghe đã có định kiến hoặc đánh giá trước về người nói, họ có xu hướng chỉ chọn lọc thông tin phù hợp với suy nghĩ sẵn có. Điều này hạn chế khả năng tiếp nhận thông tin mới và cản trở sự đổi mới trong tư duy tổ chức.

Giải pháp: Thực hành lắng nghe không định kiến (non-judgmental listening). Tự đặt câu hỏi: “Tôi có đang thực sự mở lòng tiếp nhận ý kiến mới không?” Tránh đưa ra kết luận cho đến khi có đủ dữ kiện.

5. Không xác nhận lại thông tin đã tiếp nhận

Việc hiểu sai ý là nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai lệch trong giao tiếp nội bộ, gây hiểu lầm và giảm hiệu quả công việc.

Giải pháp: Sử dụng kỹ thuật “phản hồi tích cực” như: “Để tôi xác nhận lại, bạn đang nói rằng…” hoặc “Nếu tôi hiểu đúng thì vấn đề ở đây là…”
Việc này không chỉ giúp làm rõ thông tin mà còn thể hiện bạn đang thực sự lắng nghe và quan tâm.

Kết luận

Kỹ năng lắng nghe không chỉ là một yếu tố trong giao tiếp, mà là nền tảng cho sự lãnh đạo hiệu quả, xây dựng đội ngũ gắn kết và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, đối tác.

Để nâng cao kỹ năng lắng nghe, các nhà quản lý và lãnh đạo nên:

✔ Chủ động lắng nghe để thấu hiểu, không chỉ để phản hồi
✔ Tạo môi trường giao tiếp cởi mở, không phán xét
✔ Duy trì sự tập trung trong các cuộc trò chuyện quan trọng
✔ Xác nhận lại thông tin để đảm bảo hiểu đúng
✔ Rèn luyện thường xuyên trong cả giao tiếp nội bộ và đối ngoại

Việc cải thiện kỹ năng lắng nghe không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn thể hiện năng lực lãnh đạo toàn diện trong thời đại mới.